Outlook incluye una función de Pasos rápidos que le permite aplicar varias acciones a un mensaje con un solo clic. Outlook incluye varios Pasos rápidos predeterminados, pero también puede crear los suyos propios (y eliminar los predeterminados si no los necesita). Si realiza regularmente el mismo conjunto de acciones, crear un Paso rápido y asignarle una tecla de acceso rápido puede ahorrarle mucho tiempo. Así es como funcionan.
Los pasos rápidos predeterminados
Puede encontrar Pasos rápidos en la pestaña «Inicio» de Outlook. Cuando comience por primera vez, verá los Pasos rápidos predeterminados allí. Puede hacer clic en cualquiera de ellos para aplicar las acciones incluidas a un mensaje seleccionado.
Los pasos rápidos predeterminados incluyen:
- ¿Mover a?: Abre una ventana para que seleccione una carpeta a la que le gustaría mover el mensaje.
- Al administrador: crea una copia reenviada del mensaje seleccionado actualmente con la dirección de su administrador.
- Correo electrónico del equipo: crea un mensaje en blanco dirigido a los miembros de su equipo. (Si su empleador administra su correo electrónico, dependiendo de cómo sus administradores de Exchange hayan configurado su buzón, es posible que Outlook ya sepa quiénes son su gerente y los miembros del equipo. De lo contrario, tendrá que completarlos la primera vez que los use. pasos rápidos.)
- Listo: marca el mensaje como leído y completo, y luego lo envía a una carpeta específica. La primera vez que use este, deberá especificar la carpeta, pero a partir de ese momento Outlook recordará su elección y la enviará a esa carpeta cada vez que use el Paso rápido.
- Reproducir y eliminar: abre una respuesta al mensaje seleccionado actualmente y luego elimina el mensaje seleccionado actualmente después de enviar la respuesta.
Outlook solo muestra los Pasos rápidos que están disponibles. Si no ha seleccionado un mensaje, por ejemplo, solo se muestra el paso rápido «Correo electrónico del equipo» porque los otros valores predeterminados funcionan en un mensaje existente.
Cómo crear un paso rápido
Para agregar un nuevo paso rápido, haga clic en la opción «Crear nuevo» en el cuadro Pasos rápidos.
Esto abre una nueva ventana donde puede nombrar su paso rápido y elegir las acciones que desea que realice.
Cuando hace clic en el menú desplegable «Elegir una acción», obtiene una lista de posibles acciones, cada una de las cuales puede brindarle opciones adicionales para seleccionar.
Vamos a agregar dos acciones: una para mover el mensaje a una carpeta y otra para marcarlo como leído.
Seleccione la acción «Mover a carpeta» y elija la carpeta a la que desea mover los mensajes.
A continuación, haga clic en «Agregar acción» para agregar una segunda acción.
Seleccione «Marcar como leído» en el menú desplegable.
Opcionalmente, puede elegir una de las teclas de acceso directo integradas y agregar algo de texto para que se muestre cuando se desplaza sobre el Paso rápido con el puntero (es útil una breve descripción que le recuerde las acciones que realiza el Paso rápido).
Haga clic en «Finalizar» y su nuevo Paso rápido aparecerá en el cuadro Pasos rápidos en Outlook. Si pasa el cursor sobre el Paso rápido, verá la tecla de método abreviado que eligió y el texto de información sobre herramientas que ingresó.
Ahora todo lo que tiene que hacer es seleccionar sus mensajes y hacer clic en el nuevo QuickStep (o presionar la combinación de teclas de atajo) para aplicar sus acciones.
Cómo editar o eliminar un QuickStep
Si desea editar o eliminar un paso rápido, haga clic en la flecha pequeña en la parte inferior derecha del grupo Pasos rápidos en la cinta.
Esto abre la ventana «Administrar pasos rápidos».
Aquí tienes la opción de editar, duplicar (que crea una copia exacta del Quick Step seleccionado si quieres uno similar pero con una ligera variación) o eliminar un Quick Step.
También puede cambiar el orden en el que aparecen sus Pasos rápidos en la cinta o crear un nuevo Paso rápido.
Por último, existe la opción de «Restablecer los valores predeterminados».
Al seleccionar la opción «Restablecer los valores predeterminados», se eliminan los Pasos rápidos que haya creado y se vuelven a crear los Pasos rápidos predeterminados que podría haber eliminado. También elimina los cambios que haya realizado en los Pasos rápidos predeterminados. Como no puede deshacer esta acción, se le mostrará una advertencia. Haga clic en «Sí» para que se restablezca.
También puede omitir la ventana «Administrar pasos rápidos» para acciones individuales de Paso rápido haciendo clic con el botón derecho en un paso rápido en la cinta. Esto abre un menú contextual donde puede editar, duplicar o eliminar el Paso rápido.
Y eso es Pasos rápidos. No hemos revisado todas las acciones posibles que puede agregar a un paso rápido porque hay muchas y es una interfaz bastante intuitiva una vez que sabe cómo funciona. Si desea que su experiencia de Outlook sea más eficiente y requiera menos tiempo, los Pasos rápidos son un excelente lugar para comenzar.