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A menudo hablamos de «funciones» y «fórmulas» cuando hablamos de Microsoft Excel. De hecho, algunas personas los usan indistintamente. Sin embargo, existen diferencias entre los dos. Para ayudarlo a comprender y usar lo que necesita, le explicaremos en qué se diferencian.

¿Qué es una función en Excel?

Una función en Microsoft Excel es una fórmula predefinida. Construidas detrás de escena de la aplicación, las funciones le permiten realizar cálculos, formateo y tareas similares sin necesidad de conocer operadores o lenguajes de programación.

Puede usar una función para hacer cosas como agregar números, contar celdas y recortar espacios en blanco. Ejemplos de funciones comunes en Excel incluyen:

• SUMA
• CONTAR
• PROMEDIO
• TRUNC
• PODAR

Las funciones aparecen en letras mayúsculas, están disponibles para que las seleccione y las utilice, y se pueden insertar en las fórmulas que cree.

Cada función en Excel requiere una sintaxis o composición específica. Puede ver esta sintaxis cuando inserta una función para ayudarlo a crear la fórmula. Por ejemplo, si hace clic en el icono Insertar función (fx) a la izquierda de la barra de fórmulas, puede buscar una función para insertar.

Cerca de la parte inferior de la ventana que aparece, verá la sintaxis requerida para cada función que seleccione en la lista.

Es posible que vea en la sintaxis algunos argumentos, como «valor» o «número», que básicamente le dicen a la función cómo debe comportarse. Si bien algunas funciones se pueden usar sin argumentos, otras no. Por ejemplo, no puede simplemente usar la función SUM por sí sola. Debe insertarse en una fórmula que contenga argumentos entre paréntesis.

En algunos casos, las funciones se pueden utilizar sin argumentos. Por ejemplo, para ingresar la fecha y hora actuales en una celda, puede usar, NOW()que es una función básica . Como puede ver, no hay argumentos, pero los paréntesis acompañan a la función como parte de la sintaxis.

¿Qué es una fórmula en Excel?

Una fórmula en Excel es una expresión, como una ecuación, que crea dentro de una celda. Puede insertar una función en su fórmula o crear una ecuación sin una.

Las fórmulas deben comenzar con un signo igual cuando se insertan en una celda y son las expresiones finales que se utilizan para realizar los cálculos o tareas que configure. Una vez que agregue una fórmula a una celda, verá que se muestra en la barra de fórmulas en la parte superior de su hoja.

Fórmulas con funciones

Si selecciona una función que desea usar, agréguela a la fórmula y luego incluya los argumentos que pueden incluir referencias de celda, números o valores de texto. Ejemplos de fórmulas simples que usan funciones en Excel incluyen:

• =SUM(A1:A10)
• =COUNT(A1:A10)
• =AVERAGE(A1:A10)
• =TRUNC(7.5,1)
• =TRIM(A1)

Como puede ver, cada fórmula comienza con una función. Las partes de la fórmula entre paréntesis son los argumentos. Por ejemplo, si inserta la SUM  función en su fórmula, debe incluir lo que desea agregar, como un rango de celdas que contienen valores.

Fórmulas sin funciones

Las fórmulas se pueden utilizar solas, sin funciones. Entonces puede realizar tareas como sumar números y multiplicar valores en celdas . Ejemplos de fórmulas básicas sin funciones en Excel incluyen:

• =A1+A2
• =C1-C2
• =2*4
• =B1/B2
• =D1*D2

Recordando la diferencia entre funciones y fórmulas

Aunque una función es técnicamente una fórmula, es una fórmula predefinida, no una que usted cree. Por lo tanto, la forma más fácil de distinguir la diferencia entre una función y una fórmula en Excel es que se puede insertar una función en una fórmula que se crea.

• Función : predefinida por Excel y se puede insertar en una fórmula.
• Fórmula : definida por usted y puede usarse con o sin función.

Para obtener ayuda adicional, eche un vistazo a algunas lecciones en How-to Geek School comenzando con por qué necesita fórmulas y funciones en Excel.