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Cuando se trata de eliminar correos electrónicos, hay dos opciones que tienen casi todos los servicios: «Archivar» y «Eliminar». Es un poco confuso por qué hay dos opciones que suenan muy similares. ¿Cuál es la diferencia y cuál debería usar?

Tanto archivar como eliminar correos electrónicos los eliminará de su bandeja de entrada, pero ahí es donde terminan las similitudes. Conocer la diferencia entre los dos puede potencialmente salvarlo de algunos problemas. Vamos a ver.

¿Qué sucede cuando «archivo» un correo electrónico?

La función de archivo en los servicios de correo electrónico es esencialmente «Eliminar Lite». El correo electrónico se elimina de su bandeja de entrada y de su vista. Parece que borraste el correo electrónico, pero no se ha ido para siempre.

Los correos electrónicos archivados generalmente se colocan en una carpeta especial «Archivo». En algunos casos, como Gmail, no van a ninguna carpeta especial, pero están visibles cuando cambias a la vista «Todos los correos». Los correos electrónicos archivados también siguen apareciendo en los resultados de búsqueda .

Si piensa en el correo físico, la función de archivo es como meter una pieza de correo en un cajón. Ya no lo verás, pero sigue ahí si lo necesitas.

¿Qué sucede cuando «elimino» un correo electrónico?

Eliminar un correo electrónico es una función permanente… en su mayoría. Cuando elimina un correo electrónico, generalmente se mueve a una carpeta «Papelera». Ahí es donde permanecerá durante 30 días, después de lo cual se elimina definitivamente (por lo general) .

Los correos electrónicos que se han eliminado no aparecen en «Todos los correos» y no puede encontrarlos con la búsqueda. Tienes 30 días para cambiar de opinión, pero después de eso, nunca volverás.

Para volver a utilizar el ejemplo del correo físico, eliminar es como tirar el correo a la papelera. Es posible que tenga algunos días para recuperarlo, pero después de llevarlo a la acera, se ha ido para siempre.

¿Cuál debo usar?

Con estas definiciones en mente, es posible que estés pensando que no hay motivo para eliminar por completo un correo electrónico. Bueno, eso podría ser cierto… si está dispuesto a pagar por el almacenamiento. Los días de almacenamiento gratuito ilimitado para las cuentas de Gmail han terminado.

En 2013, Google fusionó todos los datos de la cuenta y limitó el plan gratuito a 15 GB. Su bandeja de entrada de Gmail, Google Drive y Google Photos cuentan para esa asignación. Todos esos correos electrónicos archivados pueden sumar. Entonces, a menos que desee pagar por más almacenamiento , debe eliminar algunos correos electrónicos.

Es una buena práctica eliminar cualquier correo electrónico que sepa que nunca volverá a necesitar y archivar los demás. No permita que los molestos correos electrónicos no deseados consuman su almacenamiento. Además, tenga en cuenta que el gobierno de los EE. UU. puede revisar los correos electrónicos con más de 180 días de antigüedad sin una orden judicial .

Archivar y Eliminar pueden sonar familiares, pero sus funciones son drásticamente diferentes. Continúe y use este conocimiento para limpiar su bandeja de entrada.