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A veces, desea incluir los datos en una hoja de cálculo de Excel en su documento de Microsoft Word. Hay un par de formas de hacerlo, dependiendo de si desea o no mantener una conexión con la hoja de Excel de origen. Vamos a ver.

¿Cuál es la diferencia entre vincular e incrustar?

En realidad, tiene tres opciones para incluir una hoja de cálculo en un documento de Word. La primera es simplemente copiando esos datos de la hoja de cálculo y luego pegándolos en el documento de destino. En su mayor parte, esto solo funciona con datos realmente simples porque esos datos simplemente se convierten en una tabla básica o un conjunto de columnas en Word (dependiendo de la opción de pegar que elija).

Si bien eso puede ser útil a veces, sus otras dos opciones, vincular e incrustar, son mucho más poderosas y son lo que le mostraremos cómo hacer en este artículo. Ambos son bastante similares, ya que terminas insertando una hoja de cálculo de Excel real en tu documento de destino. Se verá como una hoja de Excel y puede usar las herramientas de Excel para manipularla. La diferencia radica en cómo estas dos opciones tratan su conexión con esa hoja de cálculo original de Excel:

• Si vincula una hoja de cálculo de Excel en un documento, el documento de destino y la hoja de Excel original mantienen una conexión. Si actualiza el archivo de Excel, esas actualizaciones se reflejan automáticamente en el documento de destino.
• Si incrusta una hoja de cálculo de Excel en un documento, esa conexión se interrumpe. La actualización de la hoja de Excel original no actualiza automáticamente los datos en el documento de destino.

Ambos métodos tienen ventajas, por supuesto. Una ventaja de vincular un documento (además de mantener la conexión) es que mantiene el tamaño del archivo de su documento de Word bajo, porque la mayoría de los datos todavía se almacenan en la hoja de Excel y solo se muestran en Word. Una desventaja es que el archivo de hoja de cálculo original debe permanecer en la misma ubicación. Si no es así, tendrá que vincularlo nuevamente. Y dado que se basa en el enlace a la hoja de cálculo original, no es tan útil si necesita distribuir el documento a personas que no tienen acceso a esa ubicación.

Incrustar un documento, por otro lado, aumenta el tamaño de su documento de Word, porque todos esos datos de Excel están realmente incrustados en el archivo de Word. Sin embargo, la incrustación tiene algunas ventajas distintas. Por ejemplo, si distribuye ese documento a personas que podrían no tener acceso a la hoja de Excel original, o si el documento necesita mostrar esa hoja de Excel en un momento específico (en lugar de actualizarse), incrustar (y romper la conexión con la hoja original) tiene más sentido.

Entonces, con todo eso en mente, echemos un vistazo a cómo vincular e incrustar una hoja de Excel en Microsoft Word.

Cómo vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en Microsoft Word

Vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en un Word es en realidad bastante sencillo, y el proceso para hacerlo es casi idéntico. Comience abriendo la hoja de cálculo de Excel y el documento de Word que desea editar al mismo tiempo.

En Excel, seleccione las celdas que desea vincular o incrustar. Si desea vincular o incrustar la hoja de trabajo completa, haga clic en el cuadro en la unión de las filas y columnas en la esquina superior izquierda para seleccionar la hoja completa.

Copie esas celdas presionando CTRL + C en Windows o Comando + C en macOS. También puede hacer clic con el botón derecho en cualquier celda seleccionada y luego elegir la opción «Copiar» en el menú contextual.

Ahora, cambie a su documento de Word y haga clic para colocar el punto de inserción donde le gustaría que vaya el material vinculado o incrustado. En la pestaña Inicio de la cinta, haga clic en la flecha hacia abajo debajo del botón «Pegar», y luego elija el comando «Pegado especial» del menú desplegable.

Esto abre la ventana Pegado especial. Y es aquí donde encontrará la única diferencia funcional en los procesos de vinculación o incrustación de un archivo.

Si desea incrustar su hoja de cálculo, elija la opción «Pegar» a la izquierda. Si desea vincular su hoja de cálculo, elija la opción «Pegar vínculo». En serio, eso es todo. Por lo demás, este proceso es idéntico.

Cualquiera que sea la opción que elija, a continuación, seleccionará el «Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel» en el cuadro de la derecha y, a continuación, haga clic en el botón «Aceptar».

Y verá su hoja de Excel (o las celdas que seleccionó) en su documento de Word.

Si vinculó los datos de Excel, no puede editarlos directamente en Word, pero puede hacer doble clic en cualquier lugar para abrir el archivo de hoja de cálculo original. Y cualquier actualización que realice en esa hoja de cálculo original se reflejará en su documento de Word.

Si incrustó los datos de Excel, puede editarlos directamente en Word. Haga doble clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo y permanecerá en la misma ventana de Word, pero la cinta de Word se sustituirá por la cinta de Excel y podrá acceder a todas las funciones de Excel. Es algo genial.

Y cuando desee dejar de editar la hoja de cálculo y volver a los controles de Word, simplemente haga clic en cualquier lugar fuera de la hoja de cálculo.

Nota: Si está trabajando en un documento de Word y desea incluir una hoja de cálculo que aún no ha creado, puede hacerlo. En realidad, puede insertar una hoja de cálculo de Excel directamente desde el menú desplegable Tabla en la cinta.