VLOOKUP es una de las funciones más útiles de Excel, y también es una de las menos comprendidas. En este artículo, desmitificamos BUSCARV mediante un ejemplo de la vida real. Crearemos una plantilla de factura utilizable para una empresa ficticia.
BUSCARV es una función de Excel . Este artículo asumirá que el lector ya tiene un conocimiento pasajero de las funciones de Excel y puede usar funciones básicas como SUMA, PROMEDIO y HOY. En su uso más común, BUSCARV es una función de base de datos , lo que significa que funciona con tablas de base de datos, o más simplemente, listas de cosas en una hoja de cálculo de Excel. ¿Que tipo de cosas? Bueno, cualquier tipo de cosa. Es posible que tenga una hoja de trabajo que contenga una lista de empleados, productos, clientes, CD en su colección de CD o estrellas en el cielo nocturno. Realmente no importa.
A continuación, se muestra un ejemplo de una lista o base de datos. En este caso es una lista de productos que vende nuestra empresa ficticia:
Por lo general, listas como esta tienen algún tipo de identificador único para cada elemento de la lista. En este caso, el identificador único está en la columna «Código de artículo». Nota: Para que la función BUSCARV funcione con una base de datos / lista, esa lista debe tener una columna que contenga el identificador único (o «clave» o «ID»), y esa columna debe ser la primera columna de la tabla . Nuestra base de datos de muestra anterior satisface este criterio.
La parte más difícil de usar BUSCARV es comprender exactamente para qué sirve. Entonces, veamos si podemos aclararlo primero:
BUSCARV recupera información de una base de datos / lista basada en una instancia proporcionada del identificador único.
En el ejemplo anterior, insertaría la función VLOOKUP en otra hoja de cálculo con un código de artículo y le devolvería la descripción del artículo correspondiente, su precio o su disponibilidad (su cantidad «En stock») como se describe en su original. lista. ¿Cuál de estos datos le devolverá? Bueno, puedes decidir esto cuando creas la fórmula.
Si todo lo que necesita es una pieza de información de la base de datos, sería muy complicado construir una fórmula con una función BUSCARV en ella. Normalmente, utilizaría este tipo de funcionalidad en una hoja de cálculo reutilizable, como una plantilla. Cada vez que alguien ingresa un código de artículo válido, el sistema recupera toda la información necesaria sobre el artículo correspondiente.
Creemos un ejemplo de esto: una plantilla de factura que podemos reutilizar una y otra vez en nuestra empresa ficticia.
Primero iniciamos Excel y nos creamos una factura en blanco:
Así es como va a funcionar: la persona que usa la plantilla de factura completará una serie de códigos de artículo en la columna «A», y el sistema recuperará la descripción y el precio de cada artículo de nuestra base de datos de productos. Esa información se utilizará para calcular el total de la línea para cada artículo (suponiendo que ingresemos una cantidad válida).
Con el fin de simplificar este ejemplo, ubicaremos la base de datos del producto en una hoja separada en el mismo libro de trabajo:
En realidad, es más probable que la base de datos del producto esté ubicada en un libro de trabajo separado. Hace poca diferencia con la función VLOOKUP, a la que realmente no le importa si la base de datos está ubicada en la misma hoja, una hoja diferente o un libro de trabajo completamente diferente.
Entonces, hemos creado nuestra base de datos de productos, que se ve así:
Para probar la fórmula VLOOKUP que estamos a punto de escribir, primero ingresamos un código de artículo válido en la celda A11 de nuestra factura en blanco:
A continuación, movemos la celda activa a la celda en la que queremos que se almacene la información recuperada de la base de datos por VLOOKUP. Curiosamente, este es el paso en el que la mayoría de la gente se equivoca. Para explicar más: Estamos a punto de crear una fórmula VLOOKUP que recuperará la descripción que corresponde al código del artículo en la celda A11. ¿Dónde queremos que se coloque esta descripción cuando la obtengamos? En la celda B11, por supuesto. Ahí es donde escribimos la fórmula VLOOKUP: en la celda B11. Seleccione la celda B11 ahora.
Necesitamos ubicar la lista de todas las funciones disponibles que Excel tiene para ofrecer, de modo que podamos elegir BUSCARV y obtener ayuda para completar la fórmula. Esto se encuentra haciendo clic primero en la pestaña Fórmulas y luego haciendo clic en Insertar función :
Aparece un cuadro que nos permite seleccionar cualquiera de las funciones disponibles en Excel.
Para encontrar el que estamos buscando, podríamos escribir un término de búsqueda como «buscar» (porque la función que nos interesa es una función de búsqueda ). El sistema nos devolvería una lista de todas las funciones relacionadas con la búsqueda en Excel. VLOOKUP es el segundo en la lista. Selecciónelo y haga clic en Aceptar .
Los argumentos de la función carpeta aparece, nos llevó a todos los argumentos (o parámetros ) necesarios con el fin de completar la función BUSCARV. Puede pensar en este cuadro como la función que nos hace las siguientes preguntas:
Los primeros tres argumentos se muestran en negrita , lo que indica que son argumentos obligatorios (la función BUSCARV está incompleta sin ellos y no devolverá un valor válido). El cuarto argumento no está en negrita, lo que significa que es opcional:
Completaremos los argumentos en orden, de arriba hacia abajo.
El primer argumento que debemos completar es el argumento Lookup_value . La función necesita que le digamos dónde encontrar el identificador único (el código del artículo en este caso) del que debería devolver la descripción. Debemos seleccionar el código de artículo que ingresamos anteriormente (en A11).
Haga clic en el icono de selector a la derecha del primer argumento:
Luego haga clic una vez en la celda que contiene el código del artículo (A11) y presione Entrar :
El valor de «A11» se inserta en el primer argumento.
Ahora necesitamos ingresar un valor para el argumento Table_array . En otras palabras, necesitamos decirle a BUSCARV dónde encontrar la base de datos / lista. Haga clic en el icono de selector junto al segundo argumento:
Ahora localice la base de datos / lista y seleccione la lista completa, sin incluir la línea de encabezado . En nuestro ejemplo, la base de datos está ubicada en una hoja de trabajo separada, por lo que primero hacemos clic en esa pestaña de la hoja de trabajo:
A continuación, seleccionamos toda la base de datos, sin incluir la línea de encabezado:
… Y presione Entrar . El rango de celdas que representa la base de datos (en este caso, “’Base de datos de productos’! A2: D7”) se ingresa automáticamente en el segundo argumento.
Ahora necesitamos ingresar el tercer argumento, Col_index_num . Usamos este argumento para especificar a BUSCARV qué información de la base de datos, asociada con nuestro código de artículo en A11, deseamos que nos sea devuelta. En este ejemplo particular, deseamos que nos devuelvan la descripción del artículo . Si observa la hoja de trabajo de la base de datos, notará que la columna «Descripción» es la segunda columna de la base de datos. Esto significa que debemos ingresar un valor de «2» en el cuadro Col_index_num :
Es importante notar que no estamos ingresando un “2” aquí porque la columna “Descripción” está en la columna B de esa hoja de trabajo. Si la base de datos comenzara en la columna K de la hoja de trabajo, aún ingresaríamos un «2» en este campo porque la columna «Descripción» es la segunda columna en el conjunto de celdas que seleccionamos al especificar «Table_array».
Finalmente, debemos decidir si ingresar un valor en el argumento VLOOKUP final, Range_lookup . Este argumento requiere un valor verdadero o falso , o debe dejarse en blanco. Cuando se usa BUSCARV con bases de datos (como es cierto el 90% del tiempo), la forma de decidir qué poner en este argumento se puede pensar de la siguiente manera:
Si la primera columna de la base de datos (la columna que contiene los identificadores únicos) está ordenada alfabéticamente / numéricamente en orden ascendente, entonces es posible ingresar un valor verdadero en este argumento o dejarlo en blanco.
Si la primera columna de la base de datos no está ordenada, o está ordenada en orden descendente, debe ingresar un valor falso en este argumento.
Como la primera columna de nuestra base de datos no está ordenada, ingresamos falso en este argumento:
¡Eso es! Hemos introducido toda la información necesaria para que BUSCARV devuelva el valor que necesitamos. Haga clic en el botón Aceptar y observe que la descripción correspondiente al código de artículo «R99245» se ha introducido correctamente en la celda B11:
La fórmula que fue creada para nosotros se ve así:
Si ingresamos un código de artículo diferente en la celda A11, comenzaremos a ver el poder de la función VLOOKUP: La celda de descripción cambia para coincidir con el nuevo código de artículo:
Podemos realizar un conjunto similar de pasos para devolver el precio del artículo a la celda E11. Tenga en cuenta que la nueva fórmula debe crearse en la celda E11. El resultado se verá así:
… y la fórmula se verá así:
Tenga en cuenta que la única diferencia entre las dos fórmulas es que el tercer argumento ( Col_index_num ) ha cambiado de un «2» a un «3» (porque queremos que los datos se recuperen de la tercera columna de la base de datos).
Si decidimos comprar 2 de estos artículos, ingresaríamos un «2» en la celda D11. Luego ingresaríamos una fórmula simple en la celda F11 para obtener el total de la línea:
= D11 * E11
… que se ve así …
Hemos aprendido mucho sobre VLOOKUP hasta ahora. De hecho, hemos aprendido todo lo que vamos a aprender en este artículo. Es importante tener en cuenta que BUSCARV se puede utilizar en otras circunstancias además de las bases de datos. Esto es menos común y puede tratarse en futuros artículos de How-To Geek.
Nuestra plantilla de factura aún no está completa. Para completarlo haríamos lo siguiente:
Si nos sintiéramos realmente inteligentes, crearíamos una base de datos de todos nuestros clientes en otra hoja de trabajo y luego usaríamos la ID de cliente ingresada en la celda F5 para completar automáticamente el nombre y la dirección del cliente en las celdas B6, B7 y B8.
Si desea practicar con BUSCARV, o simplemente ver nuestra Plantilla de factura resultante, puede descargarla desde aquí .
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