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El correo electrónico es una herramienta poderosa que todos usamos, pero también puede ser extremadamente molesto recibir notificaciones de cada mensaje que llega a su bandeja de entrada. Con Gmail, sin embargo, hay una variedad de formas de mantener las cosas en silencio, y aún así conocer de inmediato los mensajes que son importantes para usted.
Los dos tipos principales de bandejas de entrada de Gmail que puede utilizar
Antes de entrar en la carne y las papas aquí, primero debemos hablar sobre los diferentes tipos de bandejas de entrada de Gmail. En primer lugar, está la bandeja de entrada «Predeterminada», que utiliza la interfaz con pestañas de Gmail, que clasifica automáticamente los mensajes y los coloca en la categoría correcta: Primario, Social, Promociones, Actualizaciones y Foros. Así es como Gmail se configura de inmediato (aunque la opción «Foros» está deshabilitada de manera predeterminada), y los usuarios pueden personalizar las etiquetas, alternándolas individualmente, guardar para el cuadro Principal.
Alternativamente, puede configurar Gmail para usar la bandeja de entrada «Prioridad». Esto es más similar a la interfaz tradicional más antigua de Gmail: no hay pestañas en la parte superior, aunque sus mensajes están ordenados en algunas categorías de arriba a abajo. Prioritarios coloca los mensajes que considera «importantes» en la parte superior (según quién envió el correo electrónico, entre otros factores), para que siempre los vea primero. Aprende con el tiempo (y con su ayuda) qué correos electrónicos son importantes y cuáles no. A partir de ahí, los usuarios pueden personalizar aún más el aspecto de su bandeja de entrada, con lo que es importante para ellos en las siguientes secciones. Muchos usuarios optan por utilizar la Bandeja de entrada predeterminada para su correo electrónico personal, donde Prioridad tiene más sentido para su bandeja de entrada del trabajo.
Finalmente, hay un puñado de otras opciones: Importante primero, No leído primero y Destacado primero. Todos estos se explican por sí mismos y, para los propósitos de este tutorial, funcionan como Prioritarios.
La forma de configurar las notificaciones variará según la bandeja de entrada que esté utilizando. Entonces, decida cuál es mejor para usted (puede usar diferentes para cada cuenta) y comencemos.
La forma fácil: configurar notificaciones para la bandeja de entrada predeterminada
Si usa la bandeja de entrada predeterminada de Gmail, configurar notificaciones para los mensajes que desea leer es bastante simple, pero esto también le brinda la menor cantidad de control. Si lo que busca es ajustar sus notificaciones, pase a las siguientes secciones. Esos métodos requieren un poco más de esfuerzo para configurar, pero le brindan más control.
Paso uno: active la bandeja de entrada predeterminada
Si nunca ha cambiado la configuración de la bandeja de entrada, es muy probable que ya sea la bandeja de entrada predeterminada. Sin embargo, si no está seguro, nunca está de más comprobarlo, así que echemos un vistazo a dónde encontrar esta configuración (y modifíquela si lo desea). Nota: esta configuración no existe en iOS, pero si la cambia en la web, se sincronizará con la aplicación Gmail en iOS. No se sincronizará con Android, por lo que los usuarios de Andorid tendrán que cambiarlo en la web y en la aplicación móvil.
- En la web: primero, haz clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha y luego selecciona «Configuración». En la página siguiente, haga clic en la pestaña «Bandeja de entrada». La opción superior mostrará qué tipo de bandeja de entrada está utilizando actualmente; para cambiarla, simplemente haga clic en el menú desplegable y seleccione la que le gustaría usar.
- En Android: abre el menú de la izquierda y desplázate hacia abajo hasta «Configuración». Desde allí, seleccione su dirección de correo electrónico y luego toque «Tipo de bandeja de entrada». Si aún no está seleccionado, elija «Predeterminado». Hecho.
Simple, ¿verdad? Ahora es el momento de personalizar las notificaciones.
Paso dos: active las notificaciones para la pestaña principal
Ahora que está utilizando la Bandeja de entrada predeterminada, puede elegir qué pestañas generan notificaciones. Dado que la bandeja de entrada predeterminada es muy buena para clasificar las cosas y colocar las cosas donde pertenecen (de acuerdo con cada pestaña), solo vamos a activar las notificaciones para el cuadro «Principal». Esto consiste básicamente en cualquier cosa que no sea una forma de boletín, notificación social o cupón / promoción; básicamente, son correos electrónicos regulares de personas reales. (Si desea recibir notificaciones de otros cuadros, como Actualizaciones o Promociones, puede modificar estas instrucciones para que se ajusten a sus necesidades).
- En Chrome: si desea recibir notificaciones en su computadora, abra Gmail y haga clic en el enlace «Seguro» en el omnibox de Chrome. Desplácese hacia abajo hasta «Notificaciones» y seleccione «Permitir siempre en este sitio».
- En Android: en Gmail, abra el menú deslizante y diríjase a «Configuración». Seleccione su dirección de correo electrónico, toque «Administrar etiquetas», luego «Principal» (que debería ser la opción superior). Es muy probable que las notificaciones para este cuadro estén habilitadas de forma predeterminada, pero si desea recibir una notificación audible para cada correo electrónico, marque la casilla «Notificar para cada mensaje».
- En iOS: en la aplicación Gmail, abre el menú de la izquierda y desplázate hacia abajo hasta «Configuración». Toque su dirección de correo electrónico, luego marque la opción «Solo principal» en la sección Notificaciones. No podría ser más sencillo.
De ahora en adelante, solo debería recibir notificaciones de mensajes en su bandeja de entrada principal. ¡Agradable!
Paso tres: entrene su bandeja de entrada predeterminada
No has terminado del todo. Gmail no es perfecto, lo que significa que algunas cosas pueden clasificarse ocasionalmente en el cuadro incorrecto y no enviar una notificación cuando deberían. Entonces, a largo plazo, querrás ver tus otras cajas. Si hay algo que aparece en la pestaña «Actualizaciones» para lo que preferiría recibir notificaciones, deberá informar a Gmail para enviar mensajes similares a Principal.
- En la web: en el navegador, simplemente arrastre y suelte el correo electrónico en la pestaña correspondiente. Gmail lo recordará la próxima vez.
- En Android e iOS: primero toque el icono del mensaje (a la izquierda del mensaje) o mantenga presionado el mensaje hasta que se vuelva gris. Luego, haga clic en el menú adicional de tres botones en la esquina superior derecha y seleccione «Mover a». Seleccione «Principal». A partir de ese momento, los correos electrónicos de ese remitente siempre irán a su casilla principal.
Debido a la naturaleza de la interfaz con pestañas de la Bandeja de entrada predeterminada, puede llevar un tiempo configurarla exactamente como desea; dado que tiene que ver todos sus mensajes, es fácil perder uno aquí y allá. Pero cuanto más lo use (y mueva los correos electrónicos a la pestaña correcta), más inteligente se vuelve.
La forma algo personalizable: configurar notificaciones para la bandeja de entrada prioritaria
Si eres un usuario de la bandeja de entrada prioritaria (o planeas hacer el cambio), hay buenas noticias: configurar las notificaciones para tu bandeja de entrada es bastante simple, aunque puede requerir un poco más de capacitación que la bandeja de entrada predeterminada.
Paso uno: activa la bandeja de entrada prioritaria
Lo primero es lo primero: configuremos esa nueva bandeja de entrada. Si está utilizando Prioritarios, vaya al paso dos. Si no está seguro, siga las instrucciones para averiguar qué bandeja de entrada está utilizando actualmente. Nota: esta configuración no existe en iOS, pero si la cambia en la web, se sincronizará con la aplicación Gmail en iOS. No se sincronizará con Android, por lo que los usuarios de Andorid tendrán que cambiarlo en la web y en la aplicación móvil.
- En la Web: acceda a Gmail en el escritorio, haga clic en el engranaje de la esquina derecha y seleccione «Configuración». Desde allí, haga clic en la pestaña «Bandeja de entrada» y marque el Tipo de bandeja de entrada. Mostrará qué cuadro de entrada está utilizando actualmente; si no es Prioridad y desea hacer el cambio, simplemente selecciónelo en el menú desplegable.
- En Android: abre el menú de la izquierda y desplázate hacia abajo hasta «Configuración». Desde allí, seleccione su dirección de correo electrónico y luego toque «Tipo de bandeja de entrada». Si aún no está seleccionado, elija «Prioritarios».
Ahora que está utilizando Prioritarios en todos sus dispositivos, es hora de configurar las notificaciones.
Paso dos: active las notificaciones para mensajes importantes
La bandeja de entrada prioritaria y la bandeja de entrada predeterminada funcionan de manera bastante similar entre sí: Gmail selecciona las cosas importantes y luego clasifica el resto. Lo hace con categorías y pestañas en la Bandeja de entrada predeterminada, pero Prioridad es un poco más simple: las cosas importantes van en la parte superior y todo lo demás en la parte inferior. Esto le brinda un poco más de personalización y una interfaz más simple. Para activar las notificaciones:
- En la Web: para activar las notificaciones web, abra Gmail, haga clic en el vínculo «Seguro» en el cuadro multifunción de Chrome, desplácese hacia abajo hasta Notificaciones y elija «Permitir siempre para este sitio».
- En Android: en la aplicación Gmail, deslízate desde el lado izquierdo para abrir el menú, desplázate hacia abajo hasta «Configuración», selecciona tu dirección de correo electrónico y asegúrate de que las «Notificaciones» estén habilitadas en la casilla de verificación. Si quieres notificaciones para cada mensaje «importante», toca «Sonido y vibración prioritarios de la bandeja de entrada», luego marca la casilla «Notificar para cada mensaje».
- En iOS: abre la aplicación Gmail, abre el menú de la izquierda y, luego, elige «Configuración». Seleccione su dirección de correo electrónico, luego asegúrese de que la opción «Solo importantes» esté seleccionada en la sección Notificaciones.
Paso tres: entrene su bandeja de entrada prioritaria
Priority Inbox hace lo suyo al observar lo que hace en su correo electrónico: los mensajes de los remitentes que lee con frecuencia se marcarán como importantes, porque, bueno, probablemente sean importantes para usted. Pero no es que inteligente en su propia, a veces se puede confundir y, o bien marcas de un mensaje de importancia tan importante o viceversa. Puede hacerlo mucho más inteligente si lo corrige cuando falla algo. Un par de días o semanas después, será bastante bueno hacer todo bien.
- En la web: para indicar que un mensaje es importante (o no importante), simplemente haga clic en el pequeño icono con forma de flecha a la izquierda del remitente del mensaje. Amarillo significa que el mensaje es importante, sin marcar significa que el mensaje no es importante. Para saber por qué un mensaje se marcó como importante, coloque el cursor sobre la flecha durante unos segundos.
- En Android e iOS: primero, toque el icono del remitente (a la izquierda del mensaje) o simplemente mantenga presionado el mensaje. Luego, toque el menú de desbordamiento de tres botones en la parte superior derecha y seleccione «Marcar como importante» (o «Marcar como no importante» si eso es lo que está tratando de hacer).
Al igual que la Bandeja de entrada predeterminada, puede llevar un poco de tiempo hacer que la Bandeja de entrada prioritaria funcione exactamente como lo desea. La buena noticia es que cuanto más lo usa, mejor se vuelve. Así que continúa con tu negocio, deja que Gmail sepa qué mensajes son importantes para ti y en poco tiempo solo recibirás notificaciones de los mensajes que realmente deseas conocer.
La forma granular: personalice sus notificaciones con filtros y etiquetas
Si todo eso no es suficiente, tienes una opción más: puedes crear tus propios filtros personalizados que te notifiquen solo de correos electrónicos con ciertas características. Para comenzar, primero tendrá que configurar Gmail en su computadora; es posible que configurar filtros no esté en la aplicación móvil de Gmail (no es que realmente quisiera que lo estuviera).
Paso uno: configurar filtros personalizados
Lo primero es lo primero: haga clic en el ícono de engranaje con la flecha desplegable en la esquina superior derecha, luego haga clic en «Configuración».
Desde aquí, navegue hasta la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas».
En el centro de esta sección, hay una opción que dice «Crear un filtro nuevo». Haga clic en eso.
Aparecerá un nuevo cuadro con varias opciones. Dependiendo de lo que intente hacer, completará la información correspondiente aquí; por ejemplo, si desea recibir notificaciones de un remitente específico, ingrese su dirección de correo electrónico en la entrada «Para». O si está buscando recibir notificaciones para palabras clave específicas, use las opciones «Asunto» o «Tiene las palabras». Esto será específico para su configuración de notificaciones, por lo que no puedo decirle exactamente qué ingresar aquí, pero consulte nuestra guía de Filtros de Gmail para obtener sugerencias sobre todas las cosas útiles que puede hacer aquí.
Una vez que haya completado todo para su filtro, haga clic en el enlace «crear filtro con esta búsqueda» en la parte inferior derecha.
La siguiente ventana le permitirá establecer algunas opciones más específicas, como la capacidad de aplicar automáticamente una etiqueta al mensaje. Continúe y marque la casilla «Aplicar la etiqueta», luego presione el menú desplegable «Elegir etiqueta». Vas a crear una nueva etiqueta aquí, así que selecciona «Nueva etiqueta».
Dale un nombre a tu nueva etiqueta; algo que se aplique a lo que hace tiene más sentido, pero puedes hacer lo que quieras aquí. Solo recuérdalo para más tarde. Haga clic en el botón «Crear» cuando haya terminado.
Por último, puede aplicar retroactivamente este filtro a todas las conversaciones existentes si lo desea, simplemente marque la casilla «Aplicar también el filtro a XX conversaciones coincidentes». Esto hará que sea más fácil ver todo para el nuevo filtro en un solo lugar: debajo de la nueva etiqueta que creó. Una vez que tenga todo eso configurado, simplemente haga clic en la opción «Crear filtro».
Boom, filtro listo.
Paso dos: configure las notificaciones para su filtro
Desafortunadamente, no hay forma de controlar de forma granular las notificaciones en la web o iOS, por lo que esta sección es solo para usuarios de Android. Lo siento, todos los demás.
Primero, abra la aplicación Gmail, luego deslice el menú para abrirlo desde el lado izquierdo, desplácese hacia abajo y elija «Configuración».
Si ha iniciado sesión en varias direcciones de correo electrónico en su teléfono, seleccione la que acaba de crear el nuevo filtro y etiqueta.
Desplácese hacia abajo hasta la entrada «Administrar etiquetas», luego selecciónela. En la siguiente pantalla, toque las primeras opciones (que generalmente reciben el nombre del tipo de bandeja de entrada que está usando).
Si solo desea notificaciones para correos electrónicos específicos, querrá deshabilitar las notificaciones para todo lo demás. Anule la selección de la opción «Etiquetar notificaciones» aquí. Asegúrese de dejar las opciones de «Sincronización» aquí.
Regrese a la pantalla «Administrar etiquetas», luego busque la etiqueta que creó en la computadora en los pasos anteriores. Probablemente será la última opción.
En esta página, toque la opción «Sincronizar mensajes»; después de todo, debe enviar los mensajes a su teléfono antes de que pueda notificarlos, ¿verdad? Seleccione «Sincronizar: últimos 30 días» para comenzar a sincronizar esta etiqueta con su teléfono.
De vuelta en la pantalla de etiquetas (que aparecerá inmediatamente después de seleccionar la configuración de sincronización en el paso anterior), toque la opción «Notificaciones de etiquetas». Le advertirá que las notificaciones están desactivadas y le preguntará si desea activarlas. Toca «Aceptar».
Esto activará las notificaciones, pero como desea recibir notificaciones para cada mensaje aquí, marque también la casilla «Notificar para cada mensaje». De lo contrario, le notificará el primer mensaje, pero solo mostrará notificaciones silenciosas para todos los mensajes siguientes.
¡Y eso es! Estás terminado.
Si le gustan las notificaciones de la bandeja de entrada para todos los correos electrónicos nuevos, pero no desea recibir notificaciones de ciertos correos electrónicos sin importancia, también puede crear un filtro que les diga a esos correos electrónicos que “omitan la bandeja de entrada” cuando lleguen. Si también los clasifica bajo una etiqueta, puede revisarlos más adelante seleccionando esa etiqueta. Se marcarán como no leídos, pero no recibirás la notificación estándar cuando lleguen porque no aparecerán en tu bandeja de entrada.