Microsoft Word y Outlook han ofrecido durante mucho tiempo la capacidad de ver estadísticas de «legibilidad» de lo que está escribiendo, para que sepa lo simple o complejo que es escribir. Esto puede ayudar a garantizar que su escritura sea lo suficientemente legible para su público objetivo.
En versiones anteriores de Word, la función estaba a solo un clic de distancia en la barra de estado. En las versiones que comienzan con 2013, primero debe habilitar la función y luego acceder a ella ejecutando una revisión ortográfica y gramatical.
La revisión ortográfica y gramatical en Word y Outlook se realiza en el Panel de revisión y ofrece una forma bastante sólida de revisar documentos. Hay algunos complementos de revisión gramatical mejores para Office, pero incluso si los tiene habilitados, aún deberá habilitar la revisión gramatical incorporada para poder usar las estadísticas de legibilidad. Si eso vale la pena, realmente depende de usted. Y si no le importa tener activa la revisión gramatical, pero prefiere no distraerse con los subrayados ondulados mientras trabaja, siempre puede desactivar la revisión ortográfica y gramatical mientras escribe .
Cómo habilitar las estadísticas de legibilidad
Para acceder a las estadísticas de legibilidad en Word, primero deberá activar la función. En Word, haga clic en la pestaña Archivo y luego en Opciones. En la ventana Opciones, seleccione la pestaña Revisión. Active las casillas de verificación «Revisar gramática con ortografía» y «Mostrar estadísticas de legibilidad». Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
El proceso es similar en Outlook. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Opciones. En la ventana Opciones, seleccione la pestaña Correo y luego haga clic en el botón «Ortografía y autocorrección».
En la ventana Opciones del editor, seleccione la pestaña Revisión. Active las casillas de verificación «Revisar gramática con ortografía» y «Mostrar estadísticas de legibilidad» y luego haga clic en Aceptar.
Tenga en cuenta que tanto en Word como en Outlook, puede anular la selección de las opciones para revisar errores ortográficos y gramaticales a medida que escribe si lo distrae.
Cómo ver las estadísticas de legibilidad
Ahora que ha habilitado la lectura de estadísticas, comprobar la puntuación de legibilidad de un documento o una selección de texto es sencillo. Todo lo que tienes que hacer es ejecutar una revisión ortográfica y gramatical. Puede seleccionar un texto específico para verificar o asegurarse de que no haya nada seleccionado para verificar todo el documento. Inicie una revisión ortográfica y gramatical presionando F7 o haciendo clic en el botón Revisión en la barra de estado en la parte inferior de la ventana.
Ejecute el corrector ortográfico y gramatical y, cuando haya terminado, aparecerá la ventana Estadísticas de legibilidad.
La ventana muestra algunas estadísticas básicas como el recuento de palabras y caracteres, junto con algunos promedios, como oraciones por párrafo. En la sección Legibilidad, verá dos puntuaciones: Flesch Reading Ease y Flesch-Kincaid Grade Level. Ambos puntajes se basan en fórmulas que representan la longitud promedio de las oraciones (ASL) y el promedio de sílabas por palabra (ASW).
- Facilidad de lectura Flesch . Este puntaje califica la legibilidad de su texto en una escala de 100 puntos, y los puntajes más altos son más fáciles de leer. Las puntuaciones de 0 a 60 se consideran típicamente como nivel universitario o de posgrado universitario y son bastante difíciles de leer. Las puntuaciones de 60 a 80 se consideran razonablemente fáciles de leer y están escritas en un inglés sencillo. La mayoría de los documentos profesionales entran en este rango. Las puntuaciones superiores a 80 se consideran fáciles de leer para los niños.
- Nivel de grado de Flesch-Kincaid . Este puntaje califica la legibilidad del texto según los niveles de grado de las escuelas de EE. UU. Un puntaje de 4.0, por ejemplo, significa escritura que puede ser entendida por un estudiante de cuarto grado. La mayoría de los documentos profesionales se encuentran en el rango de 7.0-11.0.
Y si le gusta saber las matemáticas detrás de las cosas, la fórmula utilizada para determinar la puntuación de Flesch Reading Ease es:
206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)
La fórmula utilizada para determinar la puntuación del nivel de grado de Flesch-Kincaid es:
(0,39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59
¡Y eso es! Es una función simple de habilitar y usar y, si bien es posible que no desee basar todo lo que escribe en puntajes de legibilidad, pueden ser una herramienta útil para asegurarse de que está llegando a la audiencia correcta con su escritura.