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Las macros son partes básicas de programación que le permiten presionar un botón rápido o un atajo de teclado para activar una acción pregrabada. A continuación, le mostramos cómo hacerlos fáciles en Word.

¿Qué es una macro?

Una macro es en realidad solo una grabación de una serie de pulsaciones de botones, clics y escritura. Cuando graba una macro, simplemente presiona grabar, realiza los pasos que desea automatizar, detiene la grabación, deja que Word cree la programación por usted y luego asigna la macro a un botón o atajo de teclado. Siempre que desee realizar esa serie de acciones en el futuro, simplemente active la macro.

Puede utilizar macros para todo tipo de cosas. Honestamente, las posibilidades son prácticamente ilimitadas. Por ejemplo, puede configurar una macro que cree un nuevo pie de página con la información de su empresa, formatee el texto como desee e incluso inserte números de página. Entonces, ¿por qué no hacer esto usando una plantilla con texto repetitivo? Bien tu puedes. Pero, ¿qué sucede cuando tiene un documento existente al que desea agregar ese material?

También puede crear macros para insertar tablas ya formateadas de un tamaño específico, buscar un estilo de párrafo específico o simplemente insertar texto.

Usaremos el ejemplo muy básico de insertar texto para guiarlo en cómo grabar una macro. Pero usa tu imaginación y experimenta. Se sorprenderá de lo mucho que puede hacer con ellos.

Cómo grabar una macro

Primero, cree un nuevo documento de Word en blanco para trabajar. Podrá guardar sus macros en una base de datos de todo el sistema, por lo que no necesita crear nuevas para cada documento en el que trabaja. En el documento en blanco, cambie a la pestaña «Ver» en la cinta, haga clic en el menú desplegable «Macros» y luego haga clic en el comando «Grabar macro».

A continuación, asigne a su macro un nombre apropiado y escriba una breve descripción. Es un paso importante, especialmente si planeas hacer muchas macros. Para nuestro ejemplo, vamos a crear una especie de inserción de texto en broma que escribe el nombre: «Lwaxana Troi, Hija de la Quinta Casa, poseedor del Cáliz Sagrado de Rixx, heredero de los Anillos Sagrados de Betazed», algo que No querría escribir una y otra vez si fuera nuestro título completo.

Elija si desea asignar su macro a un botón o atajo de teclado. Y finalmente, elija dónde almacenar su macro. El valor predeterminado es almacenarlo en la plantilla maestra de Word (un archivo llamado Normal.dotm) para que pueda usarlo en todos sus documentos. Pero también puede almacenarlo solo en el documento actual si lo desea. Haga clic en el botón «Aceptar» cuando haya terminado.

Por el bien de esta explicación, le mostraremos el proceso de creación tanto para el botón como para el teclado. Y tenga en cuenta que siempre puede hacer clic en el botón de menú «Macros» y editar estas configuraciones más tarde si desea cambiarlas.

Si elige la opción «Botón», se le presenta una pantalla que le permite elegir dónde almacenar el nuevo botón. El valor predeterminado es colocarlo en la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en el nombre de la macro en la columna de la izquierda y luego haga clic en el botón «Agregar» para agregar la macro a la lista de botones de la barra de herramientas que se muestra a la derecha. Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Aceptar».

Si está asignando su macro a un atajo de teclado, verá la pantalla a continuación. Asegúrese de que el nombre de la macro esté seleccionado en el panel «Comandos», haga clic dentro del cuadro «Presione Nueva tecla de método abreviado» y luego presione el combo de teclado que desea utilizar. Puede elegir casi cualquier combinación de Ctrl, Alt, Shift y cualquier otra tecla principal, pero tenga en cuenta que necesitará una que no esté asignada a un acceso directo de Word o Windows / macOS.

Para nuestra macro jokey de Star Trek, vamos a mantener presionada la tecla Ctrl, luego presionar L, soltar la L y  luego presionar T, todo sin soltar Ctrl. El atajo resultante se expresa como «Ctrl + L, T». Esa expansión de varias letras es una forma de evitar conflictos con los atajos predeterminados comunes. Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Asignar» y luego haga clic en el botón «Cerrar».

Ahora, vuelve a estar en la interfaz de escritura principal de Word. El programa está en modo de grabación, así que realice las acciones que desee. Puede hacer clic en botones, abrir menús, insertar objetos, lo que sea. Word observa y registra todo lo que está haciendo como una macro. Y no se preocupe por tomarse su tiempo. Word realmente no duplica estas acciones a la velocidad a la que las estás realizando. En cambio, toma las acciones reales que realiza y crea un script para ejecutarlas.

Para nuestro ejemplo, solo estamos repitiendo nuestro nombre y título bastante nerd:

Mientras crea su macro, puede hacer clic en el botón «Pausar grabación» si necesita ajustar algo o tomar algunas notas rápidas. Haga clic en el botón «Reanudar grabadora» para continuar trabajando en su macro.

Cuando hayas terminado, abre el menú desplegable «Macros» nuevamente y luego haz clic en el comando «Detener grabación».

Eso es. Word crea una macro a partir de su grabación y la guarda como un botón o atajo de teclado (lo que decida).

Para ejecutar la macro, haga clic en el botón que asignó o presione el atajo de teclado que definió. Si elige la opción de botón, verá su botón de macro en la «Barra de herramientas de acceso rápido» en la parte superior de la ventana.

Obviously, this is a super simple example we’ve given you. You can use Word to create some pretty sophisticated macros. Advanced users can even manually program their own (or manually tweak their recorded macros). But this guide should at least get you started creating some basic macros.

Image credit: Mopic/Shutterstock