Cómo crear una vista temporal al colaborar en Excel

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¿Alguna vez ha analizado datos en una hoja de cálculo compartida mientras otra persona los clasifica o filtra al mismo tiempo? Con una vista temporal personalizada en Microsoft Excel, puede detener la locura durante la colaboración.

Si bien la colaboración en tiempo real en Microsoft Office es conveniente y, a menudo, necesaria, también puede ser perjudicial. Es una distracción cuando la hoja cambia repentinamente mientras se concentra en los datos. Pero al crear una vista temporal, puede mantener sus ojos en lo que necesita enfocarse mientras otros continúan su propio trabajo. Y lo mejor de todo es que puede guardar esa vista y reutilizarla.

Disponibilidad de funciones y conceptos básicos

Microsoft llama a esta función de Excel Vistas de hoja. Aquí hay un resumen de su disponibilidad y cómo funciona:

  • La función está disponible en Microsoft Excel 365 para Windows y Mac, junto con Excel para la web.
  • En la aplicación de escritorio de Excel, debe almacenar el archivo en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint. De lo contrario, la función aparecerá atenuada.
  • Las ediciones que realice a nivel de celda se guardarán sin importar qué vista esté usando.
  • La vista de hoja solo está disponible para la hoja de cálculo activa.

Cómo crear una vista de hoja temporal

Ahora que conoce los conceptos básicos de las vistas de hoja en Microsoft Excel, es hora de poner en funcionamiento esta función. Abra su libro de Excel y seleccione una hoja para crear la vista.

Dirígete a la pestaña Ver en la barra de la cinta. Verá una sección Vista de hoja en el extremo izquierdo de la fila. Haga clic en «Nuevo».

Vaya a Ver y haga clic en Nuevo en Vista de hoja

Inmediatamente notará una diferencia en la apariencia de su hoja:

  • Los encabezados de columna y fila habrán cambiado a un fondo negro.
  • La Vista temporal se mostrará en el menú desplegable Vista de hoja en la cinta.
  • Aparecerá un icono de ojo junto al nombre de la pestaña de la hoja. Pase el cursor sobre el icono para ver el nombre de la vista de hoja actual.

Vista de hoja temporal en Excel

Una vez que esté en esta nueva vista temporal, puede trabajar en su hoja sin interrupciones de otras personas que están haciendo lo mismo. Esto le permitirá filtrar y ordenar como lo haría si estuviera trabajando solo.

Si otra persona está trabajando activamente en la hoja con filtros y clasificación , se le preguntará si desea ver su trabajo o solo el suyo.

Mensaje de otros haciendo cambios

Guarde su vista temporal

Una característica interesante de una vista de hoja es que puede guardarla y puede guardar más de una por hoja. Puede hacer esto haciendo clic en «Conservar» en la sección Vista de hoja de la cinta. Esto guarda la vista con un nombre predeterminado, como Vista1, Vista2, etc.

Haga clic en Conservar para guardar la vista de hoja

También puede guardar la vista haciendo clic dentro del cuadro desplegable Vista de hoja en la cinta y dándole un nombre propio.

Cambiar el nombre de una vista de hoja

Cambiar o dejar una vista de hoja

Utilice el cuadro desplegable Vista de hoja para cambiar a una vista diferente en cualquier momento. Para volver a la vista predeterminada, elija esa opción de la lista desplegable. Para simplemente salir de una vista, haga clic en «Salir».

Haga clic en Salir para salir de una vista de hoja.

Otras vistas en la hoja

Las vistas que usa y guarda no son privadas. Cualquiera con quien esté compartiendo la hoja puede ver y usar esas vistas. Y pueden crear sus propias vistas. Cada uno aparece en el cuadro desplegable Vista de hoja.

Haga clic en el menú desplegable para cambiar la vista de hoja

Esto es bueno y malo. Es bueno porque cada uno puede aprovechar las vistas que otros han guardado. Pero es malo porque cualquiera puede cambiar una vista, ya sea a propósito o no. Solo ten esto en cuenta.

Administrar vistas de hoja

Si desea cambiar el nombre, duplicar o eliminar una vista de hoja, haga clic en «Opciones» en la sección Vista de hoja de la cinta.

Haga clic en Opciones

Puede administrar las vistas guardadas por todos los usuarios en un solo lugar.

Administrar vistas de hoja

Cuando está analizando datos, usando filtros y opciones de clasificación, una vista de hoja temporal en Excel puede evitar que tenga que volver a trabajar mientras otros usan el libro de trabajo simultáneamente. Si está interesado en vistas que puedan guardar la configuración de su libro de trabajo, consulte cómo usar vistas personalizadas en Excel .