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Si está trabajando con otras personas en un archivo compartido de Hojas de cálculo de Google, a veces las personas pueden ingresar datos inesperados o algo que rompe una fórmula. Una forma de asegurarse de que todos ingresen los datos que desea es proporcionárselos en una lista de validación desplegable.

Cómo crear una lista desplegable

Una lista desplegable es una excelente manera de garantizar que los datos que ingresan las personas en su formulario, solicitud u hoja de cálculo sean exactamente lo que espera. También proporciona una forma mucho más rápida para que las personas ingresen esos datos, ya que están seleccionando de una lista preconfigurada que usted proporciona.

Lo primero que debe hacer es abrir su  archivo de Hojas de cálculo de Google y seleccionar las celdas para las que desea usar una lista desplegable.

A continuación, abra el menú «Datos» y seleccione el comando «Validación de datos».

En el menú desplegable Criterios, elija «Lista de un rango» o «Lista de elementos».

• Lista de un rango: una lista de valores que se han seleccionado de otras celdas en la misma hoja o en una diferente. Por ejemplo, si desea utilizar los valores en las celdas B1-B9 en la hoja 2, debe escribir Sheet2!B1:B9para que los datos contenidos en ellos aparezcan en la lista desplegable, o seleccionando cualquiera de las celdas de su Hoja directamente.
• Lista de elementos: una lista de elementos de datos predeterminados. Esto puede ser texto o números, y usted mismo escribirá cada valor, separándolos por comas (y sin espacios). Esta opción no le permite insertar datos directamente desde otras celdas.

Aquí, usamos la opción «Lista de elementos» y proporcionamos varias opciones numéricas.

Después de haber ingresado los datos que desea que aparezcan en una lista desplegable, asegúrese de tener la opción «Mostrar lista desplegable en celda» habilitada o, de lo contrario, los valores no aparecerán en las celdas seleccionadas.

También puede seleccionar lo que sucede cuando alguien intenta ingresar un valor que no está en la lista. La opción «Mostrar advertencia» les permite ingresar los datos no válidos, pero los marca en la hoja (veremos cómo en un momento). La opción «Rechazar entrada» evita que ingresen cualquier cosa que no esté en su lista.

Y finalmente, puede habilitar la opción «Mostrar texto de ayuda de validación» para dar a las personas una indicación sobre lo que pueden elegir en las celdas. Después de seleccionar la opción, escriba las instrucciones que desee.

Continúe y haga clic en «Guardar» cuando haya terminado.

Cómo utilizar su nueva lista desplegable

Cuando haya terminado, cualquiera que use la hoja puede hacer clic en la flecha desplegable en esas celdas y elegir un valor de la lista.

Si seleccionó la opción «Mostrar texto de ayuda de validación», ese texto aparece cada vez que alguien selecciona una de las celdas validadas.

Si alguien ingresa un valor que no coincide con algo en la lista y usted tiene activada la opción «Mostrar advertencia», los datos no válidos se marcan en la celda.

Al pasar el mouse sobre él, se muestra por qué está marcado.

Si, en cambio, tiene seleccionada la opción «Rechazar entrada», las personas recibirán una advertencia como esta cuando intenten ingresar algo que no está en su lista.

Si necesita eliminar o modificar alguno de los elementos de su lista desplegable, vuelva a Datos> Validación de datos para editar los elementos de las listas que ha creado. Eliminar la lista por completo es tan fácil como hacer clic en el botón «Eliminar validación» ubicado en la parte inferior.