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Compartir su calendario de Outlook es fácil, pero cómo lo hace, es importante si no quiere que las personas con las que lo comparte tengan dificultades para acceder a él. Echemos un vistazo a cómo compartir un calendario de Outlook, ya sea que el destinatario esté en la misma organización que usted o no.

Ya sea que comparta su calendario de Outlook con alguien dentro de su organización (es decir, personas con el mismo dominio de correo electrónico que usted) fuera de su organización, el proceso para compartir es similar. Sin embargo, la forma en que el destinatario accede a su calendario compartido es un poco diferente, especialmente si la persona fuera de su organización no usa Outlook. Sin embargo, sigue siendo bastante simple, y cubriremos cómo funciona para que pueda señalar a las personas aquí si tienen dificultades para acceder a su calendario compartido.

Compartir su calendario con un colega

Si desea compartir un calendario con alguien que trabaja para la misma organización, el proceso es bastante simple. Abra el calendario en Outlook y luego haga clic en Inicio> Compartir calendario> Calendario.

Si usa Outlook para más de una cuenta, asegúrese de seleccionar el calendario de la cuenta que desea compartir.

La ventana «Propiedades del calendario» se abrirá en la pestaña «Permisos», mostrándote quién tiene acceso actualmente a tu calendario. De forma predeterminada, Outlook está configurado para que cualquier persona de su organización pueda ver cuándo está ocupado, pero nada más. Es posible que su personal de TI haya cambiado esto de varias maneras diferentes, por lo que nos centraremos en compartir su calendario con una persona de su organización.

Para compartir su calendario con alguien, haga clic en el botón «Agregar».

Esto abrirá su libreta de direcciones y, de forma predeterminada, mostrará las personas de su organización. Agregue a la persona con la que desea compartir su calendario y luego haga clic en «Aceptar».

La persona que ha elegido aparece en la ventana Permisos. De forma predeterminada, tendrán un nivel de permiso de «Puede ver todos los detalles», que puede cambiar si lo desea.

Cuando haya terminado, haga clic en «Aceptar» para compartir su calendario.

Para ver un calendario que alguien ha compartido con usted, haga clic en Inicio> Agregar calendario> Abrir calendario compartido.

En la ventana que se abre, ingrese el nombre de la persona que ha compartido un calendario con usted y luego haga clic en Aceptar.

El calendario aparecerá ahora para que lo vea en la lista «Calendarios compartidos» en el lado izquierdo.

Compartir su calendario con alguien externo

Si desea compartir un calendario con alguien que trabaja fuera de su organización, el proceso es muy similar. Abra el calendario en Outlook y luego haga clic en Inicio> Compartir calendario> Calendario.

Si usa Outlook para más de una cuenta, asegúrese de seleccionar el calendario de la cuenta que desea compartir.

La ventana «Propiedades del calendario» se abrirá en la pestaña «Permisos», mostrándote quién tiene acceso actualmente a tu calendario.

Para compartir su calendario con alguien, haga clic en el botón «Agregar».

Esto abrirá su libreta de direcciones. En el menú desplegable «Libreta de direcciones», haga clic en «Contactos».

Esto mostrará todos los contactos externos en su libreta de direcciones. Si desea compartir su calendario con una persona externa y no se muestra aquí, primero deberá agregarlo como contacto.

Agregue a la persona con la que desea compartir su calendario y luego haga clic en «Aceptar».

La persona que haya elegido se agregará a la ventana Permisos. De forma predeterminada, tendrán el nivel de permiso «Puede ver todos los detalles», que puede cambiar si lo desea. A diferencia de compartir con personas de su organización, no puede otorgar derechos de «Puede editar» o «Delegar» a personas externas.

Cuando haya terminado, haga clic en «Aceptar» para compartir su calendario.

La forma en que el destinatario acepta su invitación para ver un calendario es donde el proceso difiere bastante de compartir con alguien dentro de su organización.

La persona que ha compartido su calendario recibe un correo electrónico.

Si hacen clic en «Aceptar y ver calendario», se les dirigirá a Outlook.com para iniciar sesión en una cuenta de Microsoft, donde el calendario compartido estará disponible.

Ese proceso es bastante fluido, pero no ayuda mucho si su destinatario utiliza un producto que no es de Microsoft. Le mostraremos cómo agregar el calendario compartido a un calendario de Google, ya que esta es la aplicación de calendario más popular, pero puede agregar un calendario compartido a casi cualquier aplicación de calendario decente que quiera mencionar.

En la parte inferior del correo electrónico hay un enlace «esta URL».

Haga clic con el botón derecho en esta URL y haga clic en «Copiar ubicación del enlace» (o el comando equivalente, según el programa que esté utilizando para ver el correo).

Abra su Calendario de Google, haga clic en los tres puntos junto a «Agregar calendario» y luego elija «Desde URL».

Pegue la URL que copió del correo electrónico y luego haga clic en «Agregar calendario».

El calendario aparecerá en la lista «Otros calendarios» en el lado izquierdo.

Sin embargo, este no es un formato muy amigable, especialmente si hay más de un calendario compartido para mostrar. Puede cambiarle el nombre colocando el cursor sobre el nombre, haciendo clic en los tres puntos que aparecen al final y luego haciendo clic en «Configuración».

Cambie el campo Nombre para que sea lo que desee y luego haga clic en la flecha hacia atrás junto a «Configuración».

Ahora tiene un nombre de calendario mucho más amigable.

La URL que copió del correo electrónico es una URL al calendario compartido en formato iCalendar (.ics), que a pesar de la similitud de nombres no tiene nada que ver con Apple. En cambio, es  un formato abierto para la información del calendario que existe desde hace más de 20 años. Todas las aplicaciones de calendario que probablemente uses aceptarán un calendario en formato .ics, por lo que aunque hemos pasado por el proceso de agregarlo a un calendario de Google, el enlace debería funcionar en Apple Calendar, Yahoo! Calendario, Lightning para Thunderbird o cualquier otra aplicación de calendario que uses.