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Poder compartir documentos para colaborar es una habilidad invaluable y subestimada en las aplicaciones de oficina actuales . La suite ofimática iWork de Apple no es diferente, que incluye la capacidad de compartir no solo desde OS X sino también desde iCloud.

Hoy discutiremos cómo compartir documentos de iWork, incluidos los archivos Pages, Numbers y Keynote. Una de las ventajas de poder compartir documentos de iWork es que no es necesario utilizar OS X para hacerlo. Apple le da esa capacidad a cualquiera que se registre en una cuenta de iCloud.

Cuando crea o abre un documento de iWork en iCloud.com , verá el símbolo de compartir en la parte superior derecha de la barra de herramientas (resaltado en rojo).

Al hacer clic en este botón, se abrirá un cuadro de diálogo para compartir, desde el cual puede proporcionarle a cualquiera que tenga el enlace (y la contraseña, si decide agregar una), privilegios de edición o de visualización simple.

Una vez compartido, tiene la opción de enviar por correo electrónico el enlace al documento a cualquier persona con la que desee colaborar. También puede agregar una contraseña o dejar de compartir el documento.

Si es un usuario de OS X, es fácil compartir documentos directamente desde todas las aplicaciones de iWork. Además, estos documentos se sincronizan (o deberían) sincronizarse automáticamente con iCloud, por lo que, nuevamente, puede colaborar con cualquier persona que tenga el enlace.

Para compartir desde iWork para OS X, haga clic en el botón compartir en la parte superior derecha de la barra de herramientas superior. Elija «Compartir enlace a través de iCloud».

Al igual que en iCloud, tiene las opciones para cambiar el permiso de «Permitir edición» a «Solo ver». Nuevamente, también puede agregar una contraseña si desea ese nivel adicional de seguridad.

Además, tiene varias opciones a través de las cuales compartir el documento.

Si ya ha compartido un documento, puede ver la configuración para compartir y realizar cambios, si es necesario.

Por ejemplo, aquí hay un documento que hemos compartido, que permite editarlo. Al igual que con compartir desde iCloud, tendrá las mismas opciones. Nuevamente, puede agregar una contraseña después de compartir (solo asegúrese de decirle a cualquier persona con la que ya la haya compartido), cambiar los permisos o dejar de compartir por completo.

Y, al hacer clic en el icono de compartir junto al enlace, se le mostrarán todas las formas a través de las cuales puede difundir el documento.

Desafortunadamente, y esta es una advertencia bastante grande, no puede realizar un seguimiento de los cambios en el documento y colaborar (editar) al mismo tiempo.

Esto parece que podría ser un problema bastante grande cuando se trata de una verdadera colaboración. Si está compartiendo un documento con varios otros autores y todos están realizando cambios, parece evidente que es posible que desee poder realizar un seguimiento de los cambios que hagan esos otros autores.

Aún así, es bueno que pueda compartir documentos de iWork tan fácilmente, y no solo entre otros usuarios de Mac sino con cualquier persona que tenga una cuenta de iCloud.

El procedimiento para compartir es el mismo ya sea que esté usando Pages, Numbers o Keynote, por lo que una vez que sepa cómo hacerlo con uno, estará compartiendo otros en poco tiempo.