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Además de buscar y reemplazar texto, Word le permite buscar caracteres especiales (tabulaciones, sangrías, marcas de párrafo, etc.) y luego reemplazarlos con otros caracteres especiales. Esto puede ser útil para cambios rápidos y fáciles que normalmente le llevarían un poco más de tiempo hacer manualmente.

¿Cuándo es útil buscar y reemplazar caracteres especiales?

Para comprender cuándo puede resultar útil buscar y reemplazar caracteres especiales, veamos algunos ejemplos.

• Digamos que hay un documento legal extenso que necesita editar. Se le ha pedido que reemplace la palabra «sección» con el símbolo de la sección. El símbolo de sección es un par de caracteres «S» superpuestos y se usa a menudo en documentos legales para hacer referencia a una sección numerada en un documento. Su documento tiene más de 50 páginas y hay numerosas referencias a varias secciones a lo largo. Puede reemplazar fácilmente la palabra «sección» con el símbolo de la sección usando buscar y reemplazar.
• Acaba de terminar de escribir un borrador de su primera novela e incluye una variedad de palabras con guiones. Debe mantener juntas las palabras con guiones reemplazando el guión regular por un guión que no se separe. Empieza a reemplazar el símbolo manualmente, pero se detiene después de algunos intentos. Sabes que tiene que haber una forma más fácil. ¡Ahi esta! Simplemente use Buscar y reemplazar para hacer el trabajo por usted.
• Un colega ha dimitido y se le ha asignado la tarea de editar un informe en el que trabajó el colega antes de irse. El informe está bien redactado, pero el espaciado entre párrafos es inconsistente. Después de hacer clic en Mostrar / Ocultar, descubre que, en algunos casos, hay dos marcas de párrafo en lugar de una. Una forma de corregir el espacio entre párrafos sería presionar la tecla Suprimir cada vez que vea una marca de párrafo adicional. Pero hay una forma más rápida: simplemente busque cada aparición de dos marcas de párrafo y reemplácela con una marca de párrafo.

Hay demasiados caracteres especiales para detallarlos todos, pero echemos un vistazo a algunos ejemplos generales de cómo funciona la búsqueda y reemplazo de esos caracteres.

Ejemplo uno: reemplazar texto con un carácter especial

Digamos que su documento se parece a esto:

Nota:  Si no ve los caracteres especiales en su documento, puede activarlos haciendo clic en el botón Mostrar / Ocultar en la cinta. Su icono se parece al símbolo de párrafo.

Debe reemplazar cada aparición de la palabra «Sección» con un símbolo de sección. Cambie a la pestaña «Inicio» en la cinta de Word y luego haga clic en «Reemplazar». Alternativamente, puede presionar Ctrl + H.

Escriba la palabra «Sección» en el cuadro «Buscar qué» y luego haga clic en el botón «Más >>» para expandir las opciones de Buscar y Reemplazar.

Haga clic en el cuadro «Reemplazar con» para colocar su punto de inserción allí y luego haga clic en el botón «Especial».

Haga clic en «Carácter de sección» en la lista desplegable.

Observe que el cuadro «Reemplazar con» ahora contiene el texto «^%»; este es el código de Word para ese símbolo de sección. Haga clic en el botón «Reemplazar todo». En este ejemplo, se realizaron 16 reemplazos. Haga clic en el botón «Aceptar» y luego cierre la ventana Buscar y reemplazar.

Todas las apariciones de la palabra «Sección» ahora se han reemplazado con el carácter de sección.

Ejemplo dos: Reemplazo de un guión regular con un guión que no se rompa

Para el siguiente ejemplo, observe que hay bastantes palabras con guiones en nuestro párrafo de muestra, incluidas tres ocurrencias en las que las palabras con guiones están separadas en diferentes líneas. Reemplacemos todos los guiones regulares con guiones que no se rompan para que eso no suceda.

En la pestaña «Inicio», haga clic en «Reemplazar» o simplemente presione Ctrl + H.

En el cuadro «Buscar qué», elimine cualquier texto o carácter existente y luego escriba un solo carácter de guión. Haga clic en el botón «Más >>» si es necesario para expandir las opciones de Buscar y Reemplazar.

Haga clic en el cuadro «Reemplazar con» para colocar su punto de inserción allí. Elimine cualquier texto o caracteres existentes y luego haga clic en el botón «Especial».

Haga clic en «Guión que no se separa» de la lista desplegable.

Observe que el código de Word para el guión que no se separa – «^ ~» – ahora se ha agregado al cuadro «Reemplazar con». Haga clic en el botón «Reemplazar todo». En este ejemplo, se realizaron 11 reemplazos. Haga clic en el botón «Aceptar» y luego cierre la ventana Buscar y reemplazar.

Word ha reemplazado todos los guiones por guiones que no se rompen. Observe que las palabras con guiones en el margen derecho ya no están separadas.

Ejemplo tres: Reemplazo de dos marcas de párrafo por una marca de párrafo

En este ejemplo, queremos reemplazar cualquier marca de párrafo doble con una sola marca de párrafo, eliminando el espacio adicional entre párrafos.

En la pestaña «Inicio», haga clic en el botón «Reemplazar». Alternativamente, puede presionar Ctrl + H.

Haga clic en el cuadro «Buscar qué» y luego elimine cualquier texto o caracteres existentes. Haga clic en el botón «Más >>» para abrir las opciones adicionales, haga clic en el botón «Especial», y luego haga clic en la opción «Marca de párrafo» de la lista desplegable.

Observe que el código de Word para una marca de párrafo («^ v») se ha insertado en el cuadro «Buscar qué». Haga clic en el botón «Especial» nuevamente y luego haga clic en «Marca de párrafo» nuevamente en la lista desplegable para colocar una segunda marca de párrafo allí. (Tenga en cuenta que también puede escribir “^ v ^ v” en el cuadro si ya está familiarizado con los códigos).

Ahora hay dos marcas de párrafo en el cuadro Buscar. Haga clic en el cuadro «Reemplazar con», elimine cualquier texto o caracteres existentes y luego haga clic en el botón «Especial». En el menú desplegable, elija «Marca de párrafo».

Para el paso final, haga clic en el botón «Reemplazar todo». En este ejemplo, Word realizó ocho reemplazos. Haga clic en el botón «Aceptar» y luego cierre la ventana Buscar y reemplazar.

Todas las apariciones de dos marcas de párrafo se han reemplazado por una marca de párrafo.

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Como puede ver, usar Buscar y reemplazar puede ahorrarle mucho tiempo al reemplazar caracteres especiales en sus documentos. Y acabamos de arañar la superficie aquí. Hay más personajes especiales esperando en ese menú para que los explore.