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Al crear fórmulas en Excel, puede hacer referencia a celdas de otra parte de la hoja de trabajo en sus fórmulas. Pero si tiene muchas fórmulas, todas esas referencias de celda pueden resultar confusas. Existe una forma sencilla de eliminar la confusión.
Excel incluye una función, llamada «Nombres», que puede hacer que sus fórmulas sean más legibles y menos confusas. En lugar de hacer referencia a una celda o rango de celdas, puede asignar un nombre a esa celda o rango y usar ese nombre en fórmulas. Esto hará que sus fórmulas sean mucho más fáciles de entender y mantener.
En la fórmula siguiente, hacemos referencia a un rango de celdas (en negrita) de otra hoja de trabajo, llamada «Base de datos de productos», en el mismo libro de trabajo. En este caso, el nombre de la hoja de trabajo nos da una buena idea de lo que está contenido en el rango de celdas, “A2: D7”. Sin embargo, podríamos usar un nombre para este rango de celdas para hacer la fórmula más corta y más fácil de leer.
= SI (ESBLANCO (A11), "", BUSCARV (TODO, ' Base de datos de productos'! A2: D7 , 2, FALSO))
NOTA: Para obtener más información sobre la función BUSCARV utilizada en la fórmula anterior, consulte nuestro artículo sobre el uso de BUSCARV en Excel . También puede aprender a utilizar la función «SI» y otras funciones útiles .
Cómo crear un nombre para una celda o un rango de celdas usando el cuadro de nombre
Para asignar un nombre a un rango de celdas, seleccione las celdas que desea nombrar. No es necesario que las celdas sean contiguas. Para seleccionar celdas no contiguas, use la tecla «Ctrl» cuando las seleccione.
Haga clic con el mouse en el «Cuadro de nombre» sobre la cuadrícula de celdas.
Escriba un nombre para el rango de celdas en el cuadro y presione «Enter». Por ejemplo, llamamos a las celdas seleccionadas en nuestra hoja de trabajo «Base de datos de productos» «Productos». Hay reglas de sintaxis que debe cumplir al elegir un nombre. Solo puede comenzar un nombre con una letra, un guión bajo (_) o una barra invertida (\). El resto del nombre puede constar de letras, números, puntos y guiones bajos. Hay reglas de sintaxis adicionales sobre lo que es válido y no al definir nombres.
¿Recuerda la fórmula del principio de este artículo? Contenía una referencia a la hoja de trabajo «Base de datos de productos» en el libro de trabajo y un rango de celdas en esa hoja de trabajo. Ahora que creamos el nombre «Productos» para representar el rango de celdas en nuestra hoja de trabajo «Base de datos de productos», podemos usar ese nombre en la fórmula, que se muestra en negrita a continuación.
= SI (ESBLANCO (A11), "", BUSCARV (TODOS, Productos , 2, FALSO))
NOTA: Al crear un nombre con el «Cuadro de nombre», el alcance del nombre se establece de forma predeterminada en el libro de trabajo. Eso significa que el nombre está disponible para usarse en cualquier hoja de trabajo en el libro de trabajo actual sin hacer referencia a una hoja de trabajo específica. Puede elegir limitar el alcance a una hoja de trabajo específica, por lo que el nombre de la hoja de trabajo debe usarse cuando se hace referencia al nombre, como en el ejemplo al principio de este artículo.
Cómo editar nombres usando el Administrador de nombres
Excel proporciona una herramienta, llamada «Administrador de nombres», que facilita la búsqueda, edición y eliminación de nombres en su libro de trabajo. También puede utilizar el Administrador de nombres para crear nombres, si desea especificar más detalles sobre el nombre. Para acceder al Administrador de nombres, haga clic en la pestaña «Fórmulas».
En la sección «Nombres definidos» de la pestaña «Fórmulas», haga clic en «Administrador de nombres».
Aparece el cuadro de diálogo Administrador de nombres. Para editar un nombre existente, seleccione el nombre en la lista y haga clic en «Editar». Por ejemplo, vamos a editar el nombre de «Productos».
Aparece el cuadro de diálogo «Editar nombre». Puede cambiar el «Nombre» en sí, así como agregar un «Comentario» al nombre, proporcionando más detalles sobre lo que representa el nombre. También puede cambiar el rango de celdas a las que se asigna este nombre haciendo clic en el botón «Expandir cuadro de diálogo» en el lado derecho del cuadro de edición «Se refiere a».
NOTA: Verá que la lista desplegable «Alcance» está atenuada. Cuando edita un nombre existente, no puede cambiar el «Alcance» de ese nombre. Debe elegir el alcance cuando crea el nombre por primera vez. Si desea que el alcance sea una hoja de trabajo específica, en lugar de todo el libro de trabajo, puede crear un nombre de manera que le permita especificar el alcance inicialmente. Le mostraremos cómo hacerlo en una sección posterior.
Como ejemplo, digamos que agregamos otro producto a nuestra «Base de datos de productos» y queremos incluirlo en el rango de celdas denominado «Productos». Cuando hacemos clic en el botón «Expandir diálogo», el cuadro de diálogo «Editar nombre» se reduce para contener sólo el cuadro de edición «Se refiere a». Seleccionamos el rango de celdas directamente en la hoja de trabajo «Base de datos de productos», incluida la fila que contiene el producto recién agregado. El nombre de la hoja de trabajo y el rango de celdas se ingresan automáticamente en el cuadro de edición «Se refiere a». Para aceptar su selección y volver al cuadro de diálogo completo «Editar nombre», haga clic en el botón «Contraer diálogo». Haga clic en «Aceptar» en el cuadro de diálogo «Editar nombre» para aceptar los cambios en el nombre.
Cómo eliminar un nombre usando el Administrador de nombres
Si decide que ya no necesita un nombre, es fácil eliminarlo. Simplemente, acceda al cuadro de diálogo «Administrador de nombres» como comentamos en la sección anterior. Luego, seleccione el nombre que desea eliminar en la lista de nombres y haga clic en «Eliminar».
En el cuadro de diálogo de confirmación que aparece, haga clic en «Aceptar» si está seguro de que desea eliminar el nombre seleccionado. Volverá al cuadro de diálogo «Administrador de nombres». Haga clic en «Cerrar» para cerrarlo.
Cómo crear un nombre usando el cuadro de diálogo «Nuevo nombre»
Cuando crea un nuevo nombre seleccionando una o más celdas y luego ingresando un nombre en el “Cuadro de nombre”, el alcance predeterminado del nombre es el libro completo. Entonces, ¿qué debe hacer si desea limitar el alcance de un nombre a solo una hoja de trabajo específica?
Seleccione las celdas a las que desea asignar el nombre. Haga clic en la pestaña «Fórmulas» y luego haga clic en «Definir nombre» en la sección «Nombres definidos».
NOTA: No es necesario que seleccione las celdas primero. También puede seleccionarlos usando el botón «Expandir diálogo» más adelante, si lo desea.
Aparece el cuadro de diálogo «Nombre nuevo». Observe que es muy similar al cuadro de diálogo «Editar nombre» mencionado anteriormente. La principal diferencia es que ahora puede cambiar el alcance del nombre. Supongamos que queremos limitar el alcance del nombre a solo la hoja de trabajo «Factura». Haríamos esto si quisiéramos poder usar el mismo nombre para un rango de celdas en otra hoja de trabajo.
Primero, ingresaremos el nombre que queremos usar, que en nuestro caso es “Productos”. Recuerde las reglas de sintaxis al crear su nombre. Luego, para limitar el alcance del nombre de «Productos» a solo la hoja de trabajo «Factura», lo seleccionamos de la lista desplegable «Alcance».
NOTA: También se puede acceder al cuadro de diálogo «Nombre nuevo» haciendo clic en «Nuevo» en el cuadro de diálogo «Administrador de nombres».
Ingrese más detalles sobre el nombre, si lo desea, en el cuadro «Comentario». Si no seleccionó las celdas a las que está asignando el nombre, haga clic en el botón «Expandir cuadro de diálogo» a la derecha del cuadro de edición «Se refiere a» para seleccionar las celdas de la misma manera que lo hicimos cuando editamos el nombre anteriormente. . Haga clic en «Aceptar» para terminar de crear el nuevo nombre.
El nombre se inserta automáticamente en el mismo «Cuadro de nombre» que usamos para asignar un nombre a un rango de celdas al principio de este artículo. Ahora, podemos reemplazar la referencia del rango de celdas (‘Base de datos de productos’! $ A $ 2: $ D: 7) con el nombre (Productos) en las fórmulas de la hoja de trabajo «Factura», como hicimos anteriormente en este artículo.
Cómo usar un nombre para representar un valor constante
No es necesario hacer referencia a las celdas al crear un nombre. Puede utilizar un nombre para representar una constante o incluso una fórmula. Por ejemplo, la hoja de trabajo a continuación muestra el tipo de cambio utilizado para calcular el precio en euros para los distintos tamaños de widgets. Debido a que el tipo de cambio cambia con frecuencia, sería útil si estuviera ubicado en un lugar que sea fácil de encontrar y actualizar. Dado que los nombres son fáciles de editar, como se discutió anteriormente, podemos crear un nombre para representar el tipo de cambio y asignar un valor al nombre.
Observe que la fórmula contiene una referencia de celda absoluta a una celda que contiene el tipo de cambio actual. Preferimos usar un nombre que se refiera al tipo de cambio actual para que sea más fácil de cambiar y las fórmulas que usan el tipo de cambio sean más fáciles de entender.
Para crear un nombre que se asignará a un valor constante, abra el cuadro de diálogo «Nombre nuevo» haciendo clic en la pestaña «Fórmulas» y luego en «Definir nombre» en la sección «Nombres definidos». Ingrese un nombre para representar el valor constante, como «ExchangeRate». Para asignar un valor a este nombre, ingrese un signo igual (=) en el cuadro de edición «Se refiere a» seguido del valor. No debe haber un espacio entre el signo igual y el valor. Haga clic en «Aceptar» para terminar de crear el nombre.
NOTA: Si hay una fórmula que usa en muchos lugares de su libro de trabajo, puede ingresar esa fórmula en el cuadro de edición «Se refiere a» para que pueda simplemente ingresar el nombre en cada celda donde necesite usar la fórmula.
Ahora, podemos usar el nuevo nombre en fórmulas donde queremos usar el tipo de cambio. Cuando hacemos clic en una celda con una fórmula que contiene una referencia de celda absoluta , notamos que el resultado es «0.00». Eso es porque eliminamos el tipo de cambio de la celda a la que se hace referencia. Reemplazaremos esa referencia de celda con el nuevo nombre que creamos.
Resalte la referencia de celda (u otra parte de la fórmula que desee reemplazar con un nombre) y comience a escribir el nombre que creó. A medida que escribe, los nombres coincidentes se muestran en un cuadro emergente. Seleccione el nombre que desea insertar en la fórmula haciendo clic en él en el cuadro emergente.
El nombre se inserta en la fórmula. Presione «Enter» para aceptar el cambio y actualizar la celda.
Tenga en cuenta que el resultado se actualiza utilizando el tipo de cambio al que se refiere el nombre.
Los nombres son muy útiles si crea libros de Excel complejos con muchas fórmulas. Cuando necesita distribuir sus libros de trabajo a otras personas, el uso de nombres facilita que los demás, así como usted mismo, comprendan sus fórmulas.