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Si recién está comenzando con Google Docs, sus amplias funciones y complementos pueden ser un poco abrumadores. A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a empezar con esta poderosa alternativa a Microsoft Word.
¿Qué es Google Docs?
Si ya ha oído hablar de Google Docs, no dude en seguir adelante. Si nunca ha oído hablar de él, aquí tiene un curso intensivo sobre lo que necesita saber. Repasaremos los conceptos básicos y le explicaremos qué es Google Docs y cómo puede comenzar de inmediato.
Google Docs es un procesador de texto gratuito basado en la web que ofrece Google como parte de su paquete de oficina completo, Google Drive, para competir con Microsoft Office. Los otros servicios principales incluidos en la suite basada en la nube son Hojas de cálculo (Excel) y Diapositivas (Powerpoint).
Google Docs está disponible en todos los dispositivos y plataformas; todo lo que necesita es una conexión a Internet y un navegador web (o, en el caso de un dispositivo móvil, las aplicaciones correspondientes). Google hace el resto y se encarga de la mayor parte del trabajo pesado mientras ejecuta el software en la nube.
Docs admite varios tipos de archivos diferentes, incluidos .doc, .docx .txt, .rtf y .odt, lo que facilita la visualización y conversión de archivos de Microsoft Office directamente desde Google Drive.
Y dado que Docs es un procesador de texto en línea, puede compartir y colaborar con varias personas en el mismo documento, rastreando revisiones, cambios y sugerencias, todo en tiempo real.
¿Has escuchado lo suficiente? Empecemos.
Cómo registrarse para obtener una cuenta
Lo primero que debe hacer antes de poder usar Google Docs es registrarse para obtener una cuenta de Google (una cuenta @gmail). Si ya tiene una cuenta, no dude en pasar a la siguiente sección. De lo contrario, repasaremos la forma sencilla de crear una cuenta de Google y configurarlo con Docs.
Dirígete a accounts.google.com , haz clic en «Crear cuenta» y luego en «Para mí».
En la página siguiente, deberá proporcionar cierta información para crear una cuenta, como nombre y apellido, nombre de usuario y contraseña.
Además, debes verificar tu número de teléfono para asegurarte de que eres un humano real y no un bot.
Después de verificar su número de teléfono, las páginas siguientes requieren que proporcione una dirección de correo electrónico de recuperación, fecha de nacimiento y sexo, así como que acepte la declaración de privacidad y los términos de servicio. Termine con eso y será el orgulloso nuevo propietario de una cuenta de Google.
Cómo crear un documento en blanco
Ahora que tiene una cuenta de Google, es hora de crear su primer documento. Dirígete a Google Docs y coloca el cursor en el ícono multicolor “+” en la esquina inferior derecha.
El + se convierte en un icono de lápiz azul; Haz click en eso.
Consejo profesional de Chrome: si está utilizando Google Chrome, puede escribir docs.newen el cuadro multifunción y presionar Enter para crear y abrir automáticamente un nuevo documento en blanco.
Cómo importar un documento de Microsoft Word
Incluso si es nuevo en Google Docs, es posible que ya tenga una colección de archivos de Microsoft Word que le gustaría poder usar. Si ese es el caso, tendrá que cargar todos sus documentos de Word antes de poder verlos. Si bien es posible que no admita algunas de las funciones más avanzadas y el formato de algunos documentos de Word, funciona bastante bien.
Cuando importa un documento de Word, puede usar Google Docs o Drive para cargar sus archivos. Ambos métodos le permiten arrastrar y soltar un archivo desde su computadora directamente en el navegador web para facilitar la carga. Su unidad contiene todos los archivos cargados, pero por comodidad, cuando se dirige a la página de inicio de Documentos, solo muestra los archivos de tipo documento.
Desde la página de inicio de Google Docs, haga clic en el ícono de carpeta en la parte superior derecha, luego haga clic en la pestaña «Cargar».
Una vez que se carga el archivo de Word, Docs lo abre automáticamente, listo para que comiences a editar, compartir y colaborar.
Para abrir un documento de Word que desea editar, haga clic en el archivo con la ‘W’ azul junto al nombre del archivo de su página de inicio de Google Docs.
Haga clic en ver el archivo de Word o editarlo en Docs.
Cuando termine con el documento, puede volver a descargarlo en formato DOCX o PDF, ODT, TXT, HTML o EPUB. Haga clic en Archivo> Descargar como, luego haga clic en el formato deseado y se descargará directamente a donde se guardan los archivos desde su navegador.
Cómo revisar su ortografía en Google Docs
Ahora que tiene algunos documentos, es hora de asegurarse de que su ortografía y gramática sean correctas . Docs viene equipado con un corrector ortográfico listo para usar; cada vez que escribe mal algo, subraya el error con una línea ondulada, lo que le solicita que realice un cambio.
Esto debería estar activado de forma predeterminada, pero puede asegurarse en Herramientas> Ortografía> Subrayar errores.
Para ver las correcciones ortográficas y las sugerencias, haga clic con el botón derecho en la palabra con la línea debajo. Alternativamente, o presione Ctrl + Alt + X (Windows) o Comando + Alt + X (Mac) para abrir la herramienta Corrector ortográfico y gramatical.
Otra forma de acceder al corrector ortográfico es hacer clic en el icono con una A y una marca de verificación. Esto habilita la herramienta y analiza la ortografía y la gramática de su documento.
Junto con un corrector ortográfico, Google Docs viene cargado con un diccionario y un tesauro integrados. Todo lo que tienes que hacer es resaltar una palabra, hacer clic derecho sobre ella y luego hacer clic en «Definir [palabra]».
Si bien esto debería ayudarlo a comenzar, tenemos una inmersión más profunda en el corrector ortográfico y gramatical de Docs si desea más información.
Cómo colaborar en documentos con otros
Una de las mejores características de Google Docs es la capacidad de generar un enlace para compartir que permite a cualquiera que lo tenga ver, sugerir ediciones o editar su documento. En lugar de enviar un archivo de un colaborador a otro, puede realizar modificaciones y sugerencias a la vez, como si estuvieran todos apiñados en la misma computadora en tiempo real. La única diferencia es que cada persona tiene su propio cursor de entrada de texto para usar en su computadora personal.
Desde el documento que desea compartir, haga clic en el botón azul «Compartir» para elegir cómo y con quién desea enviar un enlace a su archivo. Puede ingresar direcciones de correo electrónico manualmente o hacer clic en «Obtener enlace para compartir» en la esquina superior para entregar la invitación usted mismo.
Desde el menú desplegable, puede editar cuánto poder tienen los usuarios compartidos sobre el archivo cuando selecciona una de estas opciones:
- Apagado: Compartir está deshabilitado. Si anteriormente ha compartido un enlace con otras personas, ya no funcionará y revoca los permisos que alguna vez tuvieron.
- Cualquiera con el enlace puede editar: otorga a los usuarios compartidos acceso completo de lectura / escritura. Sin embargo, todavía no pueden eliminarlo de su unidad; esto es solo para el contenido del archivo.
- Cualquiera que tenga el vínculo puede comentar: permite que los usuarios compartidos dejen comentarios si lo desean; esto es ideal para proyectos de equipo.
- Cualquiera con el enlace puede ver : los usuarios compartidos pueden ver el archivo, pero no pueden editarlo de ninguna manera. Esta es la acción predeterminada cuando comparte un archivo y la mejor opción si está intentando compartir un archivo para descargar.
Puede hacer mucho más con estos enlaces para compartir, que también funcionan con otros archivos de Drive y en dispositivos móviles. Para obtener una visión más profunda de cómo funcionan estos enlaces y cómo generarlos, consulte nuestra publicación .
Cómo ver todos los cambios recientes en un documento
Cuando comparte documentos con otras personas, es difícil realizar un seguimiento de todos los pequeños cambios que ocurren si no está presente. Para eso, hay historial de revisiones . Google Docs realiza un seguimiento de todos los cambios que ocurren en un documento y los agrupa en puntos, manteniendo el desorden bajo control. Incluso puede revertir un archivo a cualquiera de las versiones anteriores enumeradas en el historial con un clic del mouse.
Puede ver una lista de todos los cambios recientes haciendo clic en Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones.
Cómo sugerir una edición a un documento
Si eres el propietario de un documento y prefieres que los colaboradores tengan que sugerir ediciones en tu archivo (en lugar de editarlas directamente), puedes establecer el permiso de acceso en «Sugerencias». Esto permite que otras personas realicen una edición en un documento sin la preocupación de que otros interfieran en su archivo. Cuando un colaborador realiza una edición, el propietario recibe una notificación por correo electrónico con respecto a la edición sugerida y puede optar por mantener o descartar el cambio.
Si mira hacia arriba a la derecha de la ventana del documento, verá su estado actual. Si ves «Sugerencias», estás listo para comenzar. Si ve «Edición» o «Visualización», haga clic en ese botón y luego en la opción «Sugerir».
Cómo encontrar el recuento de palabras y páginas
De forma predeterminada, Google Docs no muestra el recuento de palabras o páginas, pero es fácil verificarlos sin un recuento manual . Por lo tanto, si tiene un límite estricto de palabras para una tarea o desea realizar un seguimiento de la cantidad que escribe, puede ver los detalles de su trabajo con el recuento de palabras. Incluso puede resaltar el texto de cualquier párrafo para comprobar cuántas palabras hay en la selección.
Para ver el recuento de palabras / páginas de su documento, haga clic en Herramientas> Recuento de palabras, o presione Ctrl + Mayús + C en Windows y Comando + Mayús + C en Mac.
También puede encontrar el recuento de palabras de una cadena de texto específica resaltándola y volviendo a Herramientas> Contar palabras (o usando la combinación de teclas).
Cómo utilizar Google Docs sin conexión
¿Qué sucede si necesita acceder a Google Docs pero no tiene conexión a Internet? Aunque Google Docs es un producto basado en la web, eso no significa que no pueda usarlo sin conexión . Debe descargar una extensión para Chrome y asegurarse de habilitar el archivo para su uso sin conexión de antemano. Cualquier cambio que realice en el archivo se actualizará la próxima vez que se conecte a Internet.
Después de descargar la extensión oficial para Chrome , vaya a la página de inicio de Google Docs y en la esquina superior izquierda, haga clic en el menú Hamburguesa> Configuración. Una vez aquí, cambie «Fuera de línea» a la posición de Encendido, luego haga clic en «Aceptar».
Para ahorrar espacio de almacenamiento en su máquina local, Google solo descarga y hace que los archivos accedidos más recientemente estén disponibles sin conexión. Para habilitar manualmente un archivo, haga clic en el icono de tres puntos, luego cambie «Disponible sin conexión» a Activado.
Cómo agregar números de página a un documento
Los números de página son una herramienta visual que se utiliza para mostrar al lector en qué página se encuentra actualmente. También le ayudan a organizar las hojas de papel físicas y colocarlas en el orden correcto (ya sabe, si las imprime). Google Docs no genera automáticamente números de página en archivos, debe agregarlos manualmente , pero es fácil agregarlos al encabezado o pie de página de su documento.
Para agregar un número de página a todas las páginas, haga clic en Insertar> Encabezado y número de página> Número de página. Verá una ventana emergente donde puede elegir un estilo de número de página.
Cómo controlar los márgenes en Google Docs
Los márgenes son el espacio en blanco que bordea su documento en todos los lados. Dado que los márgenes crean un borde invisible, cuando reduce el tamaño del margen, aumenta la cantidad de espacio utilizable en la página. Si necesita cambiar la cantidad de espacio en los bordes de todas las páginas de un archivo, debe administrar sus márgenes con la regla a lo largo del costado y la parte superior del documento.
Si prefiere ingresar los márgenes manualmente, haga clic en Archivo> Configurar página, ingrese la cantidad de espacio en blanco que desea ver en cada lado y luego haga clic en «Aceptar».
Cómo agregar un cuadro de texto a un documento
Agregar cuadros de texto a Google Docs es una excelente manera de resaltar información pertinente y llamar la atención sobre elementos específicos de un documento. Sin embargo, crear uno no es un proceso sencillo y está oculto en un lugar poco probable: desde la función Dibujo.
Para acceder al menú Dibujo, vaya a Insertar> Dibujo y haga clic en el icono del cuadro de texto en la barra de menú.
Ahora, haga clic y arrastre el mouse para crear un cuadro de texto en el espacio provisto y luego agregue el texto deseado.
Haga clic en «Guardar y cerrar» para insertar el cuadro de texto en su documento cuando haya terminado.
Cómo agregar una tabla de contenido
Una tabla de contenido es una forma de mostrar a los lectores cada tema / capítulo enumerado en el documento. Esta función genera uno automáticamente y usa enlaces que saltan a cada sección cuando se hace clic. Entonces, si tiene un documento grande, esto le permite a cualquier persona acceder rápidamente a partes específicas sin la necesidad de desplazarse por todo.
Haga clic en Insertar> Tabla de contenido y luego haga clic en cualquiera de las dos opciones proporcionadas. La primera opción es una tabla de contenido de texto sin formato con números en el lado derecho para documentos impresos. La segunda opción no usa números de página, sino que inserta hipervínculos que saltan a la sección indicada para que los documentos se vean en línea.
Tenga en cuenta que para crear una tabla de contenido generada automáticamente que vincule a secciones específicas de su documento, debe formatear cada capítulo (o título) con los estilos de encabezado integrados de Google Docs. Esto le permite a Docs saber cómo completar la tabla y agregar enlaces en los que se puede hacer clic.
Los mejores complementos de Google Docs
Ahora que ha aprendido todos los conceptos básicos de Google Docs, puede convertirse en un verdadero usuario avanzado con la adición de complementos. Los complementos se parecen mucho a las extensiones para los navegadores web, pero son específicos de Google Docs y le permiten obtener funciones adicionales de desarrolladores externos. Puede instalar herramientas para aumentar la productividad con correctores de pruebas adicionales, aplicaciones de firma de documentos, un traductor de documentos e incluso un creador de rúbricas para profesores.
